まとめ役と聞いて、「え?ファシリテーターのことじゃなくて?」と思った方も多いのではないでしょうか。
こちらで解説するまとめ役とはファシリテーターのことを指しません。
では一体まとめ役とはなんなのか?
まとめ役は指定されるものではない
タイムキーパー、書記、ファシリテーター、アイデアマン……
グループディスカッションには、ポジションがあります。
まとめ役とはこのようにポジションとして確立された立ち位置ではありません。
タイムキーパーをしながら、書記をしながら、議論やアイデアをまとめていく。それがまとめ役です。
グループディスカッションの冒頭で「ポジション決めをしよう!」という展開にいたることもあると思います。
そんな時に自分が狙っていたポジションに就けなかったとしても進めていく中で、まとめ役のスキルを発揮できれば自然と評価されるグループディスカッションになっていくことでしょう。
議論の中で区切りごとにまとめる役割り
具体的には何をするのが「まとめ役」なのでしょうか?
例えば、グループディスカッションを
①前提決め
②アイデアの発散
③出たアイデアを評価
④結論を決定
という流れで進めていくとしましょう。
この時に、①前提決めが一区切りついたら、「前提は○○○○と■■■■の2点ですよね」といった具合に、グループ全体の認識にずれがないか、あらためて言葉に出して確認するのがまとめ役の役割です。
この発言によって、議論についてこれていなかったメンバーやさまざまなアイデアが出てきていて頭の中がごちゃごちゃになっているメンバーに対して、考えや議論の流れを整理することができ、グループディスカッションをより円滑に進めることができるのです。
グループディスカッションでまとめ役は評価されるの?
では、まとめ役をやるとどのようなメリットがあるのでしょうか?
まとめ役が人事から評価を受けるのか解説します。
ファシリテーターをうまくやった人ほどではないが評価される
まとめ役とは、いわば「影のリーダー」。
ファシリテーターほど、表立って議論を進めるわけではないが、議論の区切りでポイントになるような”まとめ”の発言をでき、メンバーを議論しやすくする役割です。
ファシリテーターのほうが明らかに結論に寄与する仕事量が多いため、もちろんファシリテーターには劣ってしまいますが、まとめ役も人事からの評価は高いです。
なぜならまとめ役には、「傾聴力」「理解力」「思考力」などさまざまなスキルが必要とされるからです。
“まとめ”の一言を生み出すためには、いままでの議論の流れをしっかりと把握しておく必要があります。
その時に、メンバーの話をきちんと聞くことができるか「傾聴力」が試され、さまざまなメンバーが喋る中で話を理解できる「理解力」、議論が紛糾してしまった際でもわかりやすくまとめることができる「思考力」が必要とされます。
議論のまとめ方は?
まとめ役をどのようにこなせばいいのか?
基本のステップはこちらです。
1.チームメンバーの議論を聞き、きちんと理解する
この時に、まとめることばかり考えすぎずに、自分の意見もきちんと発言することを忘れないようにしましょう。
まとめ役だけをやっていれば、ただただ評価が上がるというわけではありません。
自分の意見を言わないまとめ役は、「周りに流されやすいんだな」「自分の意見を持っていないということは普段からあまり思考していないんだな」と人事に捉えられます。
2.議論の区切りのタイミングでまとめる一言
理解した内容を整理して言語化しましょう。
この一言がチームメンバーが議論を進めていくうえでのマーカー(印)になるように意識しましょう。
まとめの一言は以下のように発言するとよいでしょう。
「つまり、こういうことですよね?」
「今出た案としては、○○○○、△△△△、××××の3つでよかったですかね?」
「まとめると、～～～ということですよね」
「次は～～～～を決めていけばよさそうですね」
「今は、こんなかんじの状況ということで認識間違いないですか?」
3.議論の次のフェーズでもしっかりと話を理解する
自分がこのグルディスで注目されよう、ということを意識しすぎず、引き続き議論を理解することに重点を置いて進めていきましょう。
グループディスカッションでまとめ役のコツは?
まとめ役のコツはずばり、「話を最後まで聞き理解する」「相手の話を遮らない」「他の人の意見を頭ごなしに否定しない」の3つです。
「話を最後まで聞き理解する」
途中で早合点してしまい、「つまりこういうことですよね!」と要領を得ない発言をしたところで、その”まとめ”の一言は、グループディスカッションの進行のプラスにはなりません。
少し話を戻しますが、ポジション関係なく、メンバーの中で最もグループディスカッションで評価されるのは「結論を出すことに対して最も大きく貢献した人」です。
その観点から話すと、まとめ役は、わかりやすい”まとめ”の一言によって議論の進行をスムーズにして、結論に貢献できます。きちんと理解できていないまま、まとめ役として発言すると、かえってその一言が議論の振興の妨げになってしまいます。
わからないことがあったり、自分自身も議論についていけていないのだったら、メンバーに質問しても全くかまいません。わからないままにしていたほうが評価が下がります。
しっかり相手が話すことを最後まで聞いて、理解することを意識しましょう。
「相手の話を遮らない」
「話を最後まで聞き、理解する」というコツに通ずる部分がありますが、これも重要です。
相手の話を遮ると、どのようなことが起こるかというと、チームメンバーのあなたに対しての信頼が崩れます。
議論の中で「この人はグルディスうまいな」とメンバーに思わせることは、まとめ役をやるうえで重要です。
あなたの発言が、きちんと要領を得ていてまとめられており、議論の指標にするべきものだという認識を持たせることが必要だからです。
そんな中で、「相手の話を遮る」というある意味ではグルディス以前の会話のマナー違反を犯してしまうと、相手は「自分の発言を軽んじられた」「言いたいことが言わせてもらえなかった」とあなたに不信感を募らせてしまいます。
グループディスカッションをやる上で、ポジションにかかわらず意識しておきたいコツですが、特にまとめ役をやるうえでは重要になります。
「他の人の意見を頭ごなしに否定しない」
こちらもまとめ役に限らず意識しておきたいコツですが、まとめ役をやるうえで守れていることが前提です。
「相手の話を理解することが重要」と述べましたが、そのために自分の中でほかの人の意見を受け入れる”体制”を作っておくことが必要です。
自分で意見を持っていると、どうしてもほかの人の意見よりも自分の意見のほうが正しいのではないか?と感じてしまいますが、客観的に見て、比較・判断していきましょう。
議論の中で何が最もよいとされているのか、グループディスカッションの回ごとにそれぞれ「評価軸」や「評価のものさし」が存在すると思います。
自分の中で良いとされるものが、必ずしも”そのグルディスで”評価されるわけではないのです。
しっかりと相手の意見を聞き、それを一旦かみ砕いて考え、自分ではなくそのグルディスの評価軸で判断していきましょう。
意見のまとめるコツを紹介していきます。
まとめ
ファシリテーターなど発言量が多いポジションが必ずしも最も評価されるというわけではありません。
グループディスカッションは「最も結論に貢献した人物」が評価されます。
ファシリテーターをやれば絶対に評価されるという固定概念は捨てて、自分が最も得意とするポジションを探ったうえで、今回紹介したまとめ役にも挑戦してみてください。
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