書記はグループディスカッションの重要な役割の中の1つ。
しかし学生で議事録や書記役をやってことがある方は少ないですし、学校のノートのまとめ方と会議やミーティングのまとめ方とは全く違ったりします。
なので今回はグループディスカッションの役割の1つである書記を徹底的に解説したいと思います。
書記ってどんな役割り?
書記の役割は主に以下の2つです。
・意見をメモする
・議論を整理する
では1つ1つ詳しく解説していきます。
意見をメモする
グループディスカッションでメモしたものは以下の3通りで使用されます。
・議論の決定事項の確認
・アイデアのメモ
・発表の時に確認する
そして書記の役割の1つは意見やアイデアを記録しておき、思い出せるようにしていくです。
議論が進んでいくと、前提が何だったか?どんなアイデアが出たのか?を全て覚えておくことは困難です。
またグループディスカッションではアイデアを一旦抽象化して組み合わせるといった作業を行う場合もあります。
そんな時に書記という役割の方がいつでも見直せるように決定事項やアイデアをメモしていくというのは重要な役割です。
議論を整理する
グループディスカッションは議論していると、今何を議論してしていて、次何を議論する予定なのかが分からなくなったりします。
優秀なファシリテーターが行う場合は、そのようなことはほとんどありませんが普通の学生だと頻繁に起こります。
そのような時に書記の方がこれまで何を議論してきて、これから何をする予定なのかをメモしてくれていると議論がスムーズに進みます。
書記のコツは?
書記の大体の説明が終わったので、ここからは書記のコツを紹介していきます。
整理されたところと普通の発言を分ける
先ほど紹介した通り、書記の仕事は
1、意見やアイデアを記録する役割
2、議論を整理する役割の2つと紹介しました。
書記の一番のコツとして、メモする場所と整理する場所を分けるというのがとても重要です。これはかなり初歩的のコツではありますが、実際に行えている学生はほとんどいません。
大体の学生は、授業中の時のように議論の流れのままメモすることが多いです。ビジネスの場では決定事項と議論の要点に分かれますが、グループディスカッションでは、決定事項とアイデアのメモの2つに分けましょう。
採用されそうな意見を積極的にメモする
グループディスカッションではそこまで難しい問題は出ないため、思考する必要があまりありません。そのため、アイデアや意見がかなり出ます。
それを全てメモしながら、自分の発言を考えることはかなり不可能に近いです。
なので書記の方はメモをする時に、今後に生きる発言はメモし、質の低い発言はスルーするということを行いましょう。
注意点があります。
意見はスルーしてもいいですが、アイデアは全てメモをしておきましょう。
というのもアイデアは後々、まとめたり、優先順位を作ったりなどで使用することが多いです。なのでどんなアイデアも一応メモしておくことが必要です。
重要な意見かどうかを決めるのは経験と先を見据えた思考が大切です。これは実際にグループディスカッションを経験しながら身につけていきましょう。
あらかじめ書記のテンプレートを作っておく
あらかじめ書記のテンプレートを作っておくとかなり便利です。
グループディスカッションでは大体議論の流れが決まっています。
課題解決型では、前提→原因の特定→解決案のアイデア→まとめ このような感じで進行されます。
なのであらかじめこの流れを作っておくと、書く時間を節約できますし、あらかじめ用意していると採点者側としても、用意周到だなと思われるのでやってみてください。
理由や理由の補足はメモしない
先ほどに少し繋がる部分はありますが、理由や理由の補足はメモしなくても大丈夫です。
発言は大体、結論→理由→理由の補足という順番になっているので、この結論だけをメモするようにしましょう。
理由と理由の補足を書いていると、とても時間がかかります。
なのでこの部分はみんなで記憶に頼りましょう。
強いて言うのであれば、意見が対立した場合にその争点となる理由は論点としてかなり重要な部分となるのでメモする必要があります。
ロジックツリーを書く
ロジックツリーを書くことで、議論は分かりやすくメモすることができます。
ですがロジックツリーは以下の特定の条件でのみ使うようにしましょう。
・制限時間が30分以上
・課題解決型の場合
制限時間が20分しかない問題でロジックツリーをかくのはかなりの下策になります。なぜならロジックツリーのメリットとして「もれなく、ダブりなく」意見を出せることにあります。
ですがたった20分で漏れなくダブりなく議論することは不可能です。
なのでせっかく時間をかけてロジックツリーを書いても時間の無駄だったなんてことが起こります。
またロジックツリーは大体課題解決型の場合に活躍しやすいです。抽象型や選択型でも使えますが、これも時間に対して効果が期待できません。
なので30分以上のグルディスでかつ課題解決型のテーマの場合は挑戦してみてもいいかもしれません。
議論のまとめを説明する
書記の役割で整理することも仕事の一つです。
その整理したことが、全く生かされないことはとても勿体無いです。
なので議論の中で整理して「まとめ」という形で発言してあげると、メンバーの頭も整理されるので、議論がスムーズに進みやすくなります。
採点者側としても、質の高い発言になるのでかなりおすすめの行動です。
発表者も担当する
書記は議論をまとめてきたため、どんな流れで結論に至ったのかというのを説明しやすいです。
発表という役割は、時間外で唯一アピールできるチャンスなので、今日の議論の流れを分かりやすく発表するというのもかなり有用な手段です。
なので発表者を最後に決めるとなったら、書記を言い訳に立候補しましょう。
「私書記なので、まとめたついでに発表もしましょうか?」
このような感じで立候補すれば、積極性や協調性もアピールできます。
書記の注意点は?
ではここからは書記という役割の注意点について紹介していきます。
発言量が落ちる
書記という役割はかなり発言量が落ちます。それは先ほど紹介した仕事をするわけなので、7割以上の意識がメモにいくと考えてください。
その中で議論の流れを聴きながら、まとめながら、自分の意見を考え発言するという業務過多の状態に陥りがちです。
ですが残念ながら、グループディスカッションの評価の8割は発言によって決められます。
「この人がこんなことを言っていた」
「この人が他の人に発言を振っていた」
「この人論理性あるな」
これらはほとんど発言から見られるため、書記は意識の3割でこの8割の評価がされてしまいます。
なので書記という役割は最低限にして、発言に注力しましょう。
発言量を増やす方法
書記という性質上発言の絶対量が減ってしまうのは確実です。
なので書記は発言の質をあげて、発言の存在感を出すようにしましょう。
書記だからできる仕事をする
議論をまとめた発言をするというのも、議論をまとめていた書記だからこそ質の高いまとめができます。
そのように書記だからこそできる仕事をするようにしましょう。
他にも書記だからこそできる仕事以下にまとめておきます。
・発言の質がいい人に話を振る
・まとめたアイデアを分類する
また書記の役割を使った発言も有効です。
例えば「先ほどからメモしていて分かったのですが、これらのアイデアは3つに分類できて・・・」
のようにメモをしながらも思考をしておけばかなり質の高い発言をすることができます。
下を向いてるので発言表情が見えない
書記の方は大体メモをしているので、下を向きがちです。
そのため、採点者の評価が下がってしまいがちなので、発言の時はいつも以上の笑顔や声のボリュームを意識するようにしましょう。
字が汚くて読めない
対面の場合、大体は紙などに手書きでメモするようになります。
その時に、字の汚さは正直見られるため最低限の字の綺麗さは保って書記という仕事をしましょう。
そもそも字が汚いという方は書記をしない方がいいかもしれません。
オンラインの場合は大体グーグルドキュメントなので、字の汚さは関係なくなりますが議論についていけるだけのタイピングのスピードが必要とされます。
グルディスでは書記以外の役割もあります。ファシリテーターのコツを紹介します。
オンラインでの書記は存在感が全く違う
オンラインでは書記の役割の存在感が、3倍程度上がります。なぜなら大体画面いっぱいにメモが共有されるため、採点者もそのメモをかなりの頻度でメモを見ているからです。
なので対面以上に書記という役割の実力が見られると考えておいてください。
そのため、発言が多少減っても選考を通過しやすいという良さもあります。
先ほど書いたメモのコツを忠実にこなして選考を突破しましょう。
書記は不利な役割りです
ここまで書記という役割を紹介してきましたが、正直グループディスカッションにおいて書記という役割はおすすめできません。
なぜなら、「議論」が重要なグループディスカッション選考で、メモをする役割というのは注目されづらいからです。
書記という役割は、会社では大体新人の役割とされています。なぜなら会議でも議論が重要で、メモはその内容も記録するだけなので、正直優先順位としては低いからです。
グループディスカッションでも同様で、一番注目されるのはファシリテーションという役割で、その他の役割はそこまで重要ではありません。
なのであえて役割なしを選んで、発言の量と質を担保するというのはかなり賢い戦略と言えます。
さらに本番のかなり緊張します。そんな震えている手でメモすると、圧倒的にタイピングミスも増えます。なので実は初心者にはファシリテーターぐらいあまりおすすめできない役割となっています。
完璧にできれば高評価
グループディスカッションにかなり慣れていて、書記をこなしながら発言もできるという方は、役割なしよりも評価されます。
先ほども説明した通り、書記を生貸すことができれば役割なしより高評価を得ることがあります。
ですが誰も立候補がいないという場合もありますし、指名される場合もあるので、書記をある程度こなせるようにしておいた方がいいかもしれません。
グループディスカッションを実際に行う方法を紹介しているのでぜひご覧ください!
まとめ
いかがだったでしょうか?
今回はグループディスカッションの役割の1つ書記という仕事について徹底解説していきました。
書記という役割は簡単そうに思えて、かなり大変な役割となっています。なので初心者は注意しましょう。
実際にやるとなったら、書記は最低限重要な部分だけメモをして、発言の方に注力しましょう。
その時に書記の方ならではのことができるとさらに高得点を狙えます。
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